Verslag algemene ledenvergadering (ALV) Set’77 op 6 april 2022 over jaar 2021

Verslag algemene ledenvergadering (ALV) Set’77 over het verslagjaar 2021.

Datum: Woensdag 6 april 2022. Aanvang 20.00 uur.

Aantal aanwezige leden: 26

1. Opening en mededelingen.

Voorzitter William van Stiphout opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Het aantal aanwezige leden is helaas niet groot. Mogelijk volgend jaar een combinatie ALV fysiek+digitaal.

2. Verslag van de ALV Set’77 van 14 april 2021.

Het verslag geeft geen aanleiding tot verdere vragen of opmerkingen van de kant van de leden. Het verslag is hiermee vastgesteld.

3. Terugblik 2021

De voorzitter blikt aan de hand van een presentatie terug op 2021:

Helaas had Set’77 als vereniging ook in 2021 nog te maken met de beperkingen als gevolg van de corona-maatregelen: In voorjaar eerst alleen enkelen daarna avondklok tot 22.00 uur en een paviljoen dat gesloten moest blijven. Vanaf juni was het paviljoen weer geopend, maar in het najaar, als gevolg van oplopende coronacijfers, moest de coronacheck worden ingevoerd en vanaf december moest het paviljoen opnieuw worden gesloten.
ALV op 6 april niet fysiek maar online.
In 2021 introductie van klussendag. Dit blijven we erin houden. Mogelijk tweejaarlijks (voor- en najaar).
Vanaf juli kon de toernooicommissie weer activiteiten organiseren. Eerst de Grando-clubkampioenschappen en in augustus het Grando-thuisblijverstoernooi met het thema ‘camping’. Het goede doel van het Open Zomertoernooi in september was Stichting DON (Diabetis Onderzoek Nederland). Als gevolg van heel actieve wervingsactiviteiten van onze leden, speciaal dank voor familie van Wijchen, is in totaal meer dan € 6000 opgehaald! De najaarscompetitie was met 32 tennisteams en 6 padelteams een groot succes.
Ontwikkeling ledenaantal: Aantal jeugdleden is met 13 jeugdleden gegroeid (nu 70 jeugdleden). Het aantal volwassen leden is met 14 leden gedaald. Ledenaantal op 1 januari 2021 490 en op 1 januari 2022 489. Sterke groei in leeftijdscategori 17-30 jaar (nu 77 leden). Leeftijdscategorie 31-40 heeft nog groeipotentieel (nu 48 leden). 52 leden ouder dan 70 jaar!

4. Nieuwe Statuten Set’77

In 2012 heeft Set’77 voor het laatst haar statuten aangepast. Begin 2021 heeft de KNLTB nieuwe modelstatuten voor de tennis-/padelverenigingen gecommuniceerd. Deze statuten zijn geactualiseerd en voldoen aan huidige wetgeving en sluiten aan bij het huidige aanbod.

Sinds twee jaren biedt onze vereniging naast tennis ook padel aan. Een officiële naamswijziging moest nog formeel worden gedaan. De modelstatuten van de KNLTB zijn als basis genomen en op een aantal punten Set-specifiek ingevuld.

Belangrijkste wijzigingen t.o.v. oude Statuten van 2012:

Naamswijziging: TPV Set’77
Aanbod tennis- én padel
Veel werkzaamheden zijn gedigitaliseerd (ledenadministratie, interne communicatie en overleg).
Grotendeels zijn de teksten van modelstatuten KNLTB overgenomen.
Juriste van de KNLTB heeft de concept-Statuten van Set’77 al goedgekeurd.

ALV stemt in met de voorgestelde aanpassingen van de statuten. De notaris zal binnenkort van de statuten een notariële akte maken.

5. Nieuw Huishoudelijk reglement

In het Huishoudelijk Reglement worden o.a. de regels en verplichtingen voor de leden beschreven.

Het bestuur heeft besloten om tegelijkertijd met aanpassing van de statuten ook het Huishoudelijk Reglement te updaten. De laatste versie was van 2011. Belangrijkste aanpassingen:

Uitbreiding gedragsregels (‘ algemene gedragscode Fair Play van de KNLTB).
Vertrouwenscontactpersoon.
Commissies geactualiseerd.
Naast ereleden nu ook jaarlijks ‘ vrijwilliger van het jaar’.
Aanbod contributies
Aan- en afmelden van leden bij ledenadministratie online.

ALV gaat akkoord met voorgestelde aanpassingen van Huishoudelijk reglement. Wijzigingen van het Huishoudelijk reglement hoeven niet te worden bekrachtigd door de notaris.

6. Realisatie doelen en plannen 2021

Wat betreft de geplande investeringen zoals in ALV van april 2020 zijn gecommuniceerd:
Ledverlichting tennisbanen: Samen met de Witte Schare uit Schaijk is er een zorgvuldig selectieproces gevolgd welke leverancier het beste aanbod had. Er is gekozen voor AAA+ ledverlichting, geïnstalleerd door OVI uit Enschede. Als gevolg van lange levertijden is de ledverlichting pas in februari 2022 gerealiseerd. De ledverlichting voldoet aan de KNLTB-verlichtingsnormen klasse II (minimaal 300 lux). Er zal nog een bedieningstablet in voorportaal worden opgehangen. Recent heeft OVI de verlichting op de banen 1 t/m 3 opnieuw afgesteld en het lichthinderkapje vervangen. OVI garandeert dat de verlichting van alle banen, na installatie van bedieningstablet nagenoeg gelijk zal zijn en voldoen aan de officiële KNLTB-verlichtingsnormen.
Zonnepanelen: Ook t.a.v. zonnepanelen is samen met de Witte Schare uit Schaijk zorgvuldig het selectieproces gevolgd. Solar Concept zal de zonnepanelen leveren. Naar verwachting zal dit de komende maand worden gerealiseerd.
Tafeltennistafel: Is gerealiseerd.
Uitbreiden fietsenstalling met verlichting: Is gerealiseerd.
Versterken en verjongen commissies: Deze doelstelling is helaas nog niet gelukt. Dit heeft mogelijk te maken met coronaproblematiek in 2021.
Groei ledenaantal: Is wel gelukt met de jeugd, maar nog niet met de volwassenen. Aanwas van nieuwe padelleden is achtergebleven bij de verwachting. Bij andere verenigingen die padelbanen hebben aangelegd zien we een veel sterkere groei van nieuwe, jonge, padelleden. HJier ligt voor Sewt’77 een groeikans voor komende jaren.
Klussendag: Is i.v.m. corona pas in juni georganiseerd. Was succesvol en zal in de komende jaren worden herhaald.

Voorzitter dankt alle vrijwilligers voor hun verrichte inspanningen in het afgelopen jaar. Dankzij de inzet van al onze commissies, het bestuur en de trainer was Set’77 ook in 2021 jaar een actieve, mooie, gezellige en gezonde vereniging. Daarvoor dank aan alle commissies. Ook dank aan de vele sponsoren voor hun financiële ondersteuning van Set’77.

7. Financieel jaarverslag 2021 en begroting 2022

Walter Derks, penningmeester Set’77 geeft toelichting op de financiële cijfers 2021(balans en winst- en verliesrekening) en de begroting 2022.

Het gerealiseerde exploitatieresultaat in 2021 was gelijk aan het in de begroting van vorig geprognotiseerde resultaat: + €7400

Set’77 is, ondanks de coronaperikelen, nog steeds een financieel gezonde vereniging.

De begroting 2022 wordt in grote lijnen door de penningmeester toegelicht. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat er zich in het resterende gedeelte van het jaar geen grote problemen als gevolg van corona zullen voordoen. De paviljoeninkomsten zullen naar verwachting dan ook substantieel groeien. De afschrijvingskosten zullen door de investeringen in de ledverlichting van de tennisbanen en de zonnepanelen wel hoger zijn. Geprognostiseerd netto resultaat in 2022 is + € 7000. Na dew toelichting geeft de ALV goedkeuring aan de jaarrekening 2021 en de begroting van 2022.

8. Verslag Kascontrolecommissie

De kascommissie, Francis Pluk en Martien Pepping, hebben met ondersteuning van leden van de financiële commissie volledig inzage gekregen in de betalingen en de financiële administratie van het boekjaar 2021. Zij zijn zeer positief over de consciëntieuze wijze waarop de financiën binnen de vereniging worden beheerd. De commissie stelt de ALV dan ook voor om de financiële commissie decharge te verlenen voor de jaarrekening van het afgelopen boekjaar. De ALV stemt hiermee in.

De voorzitter dankt de financiële commissie en de kascontrolecommissie voor hun werkzaamheden.

Francis Pluk treedt af en Albert Voet stelt zich beschikbaar als nieuw lid van de kascontrole-commissie.

9. Contributie 2023

Met ingang van 2023 wordt de contributie voor volwassenen met 5 euro verhoogd. Voor andere contributies, o.a. rustende leden en jeugd, geldt een verhoging van 2,50.

Mogelijk dat in de toekomst de contributie jaarlijks volgens CPI zal worden geïndexeerd. Dit zal in het bestuur nog worden besproken.

10. Beleidsplan(2019-2024) Set’77 ‘Duurzaam & verbonden’ en doelen 2022

Jaarlijks wordt de voortgang van de uitvoering van het beleidsplan tijdens ALV geëvalueerd: wat is gerealiseerd, wat staat nog open, en wat willen we toevoegen. Vanuit de leden komen er geen aanvullingen op beleidsplan.

Set’77 ligt goed op schema ten aanzien van het vijfjarenplan.
Een van de belangrijkste doelstellingen het komend jaar is het op peil houden of brengen van het aantal vrijwilligers. Er zijn meerdere commissies met een onderbezetting of zelfs zonder bezetting. Ook het bestuur heeft vacatures, o.a. de post van secretaris. Er zal echt een inhaalslag moeten worden gemaakt om de vereniging gezond te kunnen houden op dit gebied.
Eind 2022 zal er weer een ledentevredenheidsonderzoek worden gehouden.
Recent is de ledverlichting van de tennisbanen gerealiseerd. Vanuit de leden zijn er klachten over de verlichting van de banen 1 en 2. Momenteel is het nog niet mogelijk om de banen 4 t/m 7 te dimmen. De verlichting zal aan de richtlijnen van de KNLTB, i.e. klasse II-norm van 300 lux, moeten voldoen. De verwachting is dat in mei de problemen zijn opgelost.
Zonnepanelen zullen naar verwachting binnen enkele weken op het paviljoen worden gelegd.
Samenwerken met andere verenigingen is vooral gerealiseerd in de samenwerking met ‘de Witte Schare’. In de toekomst meer samenwerking met andere verenigingen uit de gemeente Maashorst. Hierbij wordt gedacht aan ‘Maashorstkampioenschappen’ en samenwerking met betrekking tot activiteiten voor de jeugd. Maar ook zal contact worden opgenomen met Festilent en andere Zeelandse sportverenigingen.
Accommodatie:

In de zomer zullen de keuken en de wc’s gerenoveerd worden. O.a. stucen, handblower in wc’s, nieuwe inductie-kookplaat en nieuwe afzuigkap. Ook zullen de keukenkastjes worden voorzien van een andere kleur.
Volgens 5-jarenplan zullen de kleedkamers en douches in 2024 worden gerenoveerd.

Paviljoencommissie denkt na over waar zij de grijze container, plastic en papier buiten ordentelijk en veilig kunnen opslaan.
Gezonde voeding : staat nog op het to-do-lijstje van onder andere de jeugd- en paviljoencommissie.
Wat het rook- en alcoholbeleid betreft zal Set’77 de landelijke ontwikkelingen volgen.
Met gebruikmaking van de KNLTB ClubApp zal worden geprobeerd de husselavond (woensdag) nieuw leven in te blazen.
Meer aandacht moet gaan naar het werven met padel van Zeelandse jongeren.
Op termijn wellicht uitbreiding padelbanen. Dit is natuurlijk afhankelijk van groei aantal padelleden.
In het najaar 2022 zal er weer een AED-cursus georganiseerd worden.
PR en communicatie: de KNLTB ClubApp (afhangen, communicatie, competitie, …) werkt prima. De KNLTB schrapt in 2023 de fysieke pasjes. Komend jaar zal het alternatief voor het openen van fietsenpoort worden onderzocht.
Set’77 (Ledenadministratie en PR-commissie) onderzoekt het komend half jaar of de huidige Set-website verbeterd kan worden door gebruik te maken van het de website van KNLTB Club Professional. KNLTB Club professional biedt ook voordelen t.a.v. ledenadministratie, efficiënte communicatie viua KNLTB-Club-bericht, Facebook en website, mailings, ledenenquête en beheer sponsoring.
John van Helvoirt vraagt of het digitale afhangsysteem zo ingericht kan worden dat niet alleen op het halve uur kan worden afgehangen. Indien mogelijk zal dit worden aangepast.
Financiën: Set’77 ‘doet het goed’ en is een gezonde vereniging. Dat wil zeggen dat er op de huidige organisatiekoers zal worden verder gegaan.
Sponsoring loopt goed en is een belangrijke bron van inkomsten. Bemensing van de sponsorcommissie is noodzakelijk. Laatste jaar hebben we geen sponsorcommissie gehad en heeft de voorzitter dit waargenomen.
Afvalscheiding is een punt van aandacht. De paviljoencommissie stelt voor om opbrengsten van lege petflesjes aan een goed doel te besteden.

Wijziging / vacatures commissies en bestuur

Nogal wat commissies hebben te maken met problematiek van het op peil houden van de bemensing.

In de technische commissie stopt Egbert Dekkers na 20 jaar. Jan Coppens is zijn vervanger. Maar er is behoefte aan zeker nog twee extra leden.
In de jeugdcommissie / bestuur is Anne van Wijchen gestopt. De jeugdcommissie willen we met drie personen versterken en daarnaast een beroep doen op inspanningen van ouders.
In de paviljoencommissie is Gerda Kröschell gestopt. Nieuwe leden: Chantal Loeffen en Arno Emons.
De commissie Werving&behoud is amper van de grond gekomen. Alle drie de leden gaan stoppen. Commissie is opgeheven. Wellicht dat er dit jaar nog een jongerenmiddag/-avond wordt georganiseerd om nieuwe, jonge leden te werven.
Ook de pr-commissie zoekt versterking.
In het bestuur is de functie van secretaris al 1,5 jaar vacant.
Ook de sponsorcommissie is sinds 1 jaar niet meer bezet. Set’77 is naarstig op zoek naar geschikte kandidaten voor deze belangrijke commissie.
Set’’7 zoekt ook poetshulp voor minimaal twee uur per week.

12. Rondvraag

Jacqueline van Zeeland: Kan de husselavond op woensdagavond worden uitgebreid worden met padel (één padelbaan)? Dat zou moeten kunnen. Eerst zal geprobeerd worden om weer een succes te maken van de husselavond tennis.
Hans van Aarssen: Als het vroeg donker is, is er nauwelijks toezicht op fietspoort. Deze staat altijd open. Risico op diefstal fietsen is reëel. In het bestuur zal worden besproken wat hiervoor een praktische oplossing zou kunnen zijn. Mogelijk dat in de toekomst de fietspoort na een bepaald tijdstip niet standaard meer open zal blijven staan.
Bart Hoevenaars mist regelmatig de naambordjes van het ‘barpersoneel’. Paviljoencommissie gaat dit beter organiseren.
Corry van Haren: Wat zijn afspraken ten aanzien van afsluiten tijdens toernooien. Voorzitter geeft aan dat tijdens toernooien ’s avonds de paviljoencommissie bij uitloop van wedstrijden de bardienst overneemt en afsluit. Mochten de geplande wedstrijden op tijd zijn afgelopen, dan wordt, zoals ook anders het geval is, de bar om 23.30 uur afgesloten door degene die de bardienst heeft. Behoudens toernooien en evenementen sluit degene die bardienst heeft het paviljoen af en wordt de bardienst dus niet overgenomen door de paviljoencommissie.
Ad Broeren: Welke werkzaamheden doet de glazenwasser? Antwoord Corry van Haren: 3 x per jaar doet de glazenwasser alle ramen en kozijnen aan buitenzijde paviljoen. Ook de boven- en onderzijde van de twee lichtstraten.
Ad Broeren: er is al een tijdje een lekkage in paviljoen. Wiel stevens (technische commissie) vermoedt een lekkage in goot tussen de twee daken. William zal TSR hiernaar laten kijken.
Jan vd Berg jr. vraagt aan welke Set’77-activiteiten zijn 15-jarige zoon mee kan doen. René Noijen, voorzitter van Toernooicommissie, geeft aan dat hij mee zou kunnen doen met de interne wintercompetitie dubbel en met de Clubkampioenschappen 17+.

13. Sluiting

Om 21.45 uur dankt voorzitter William van Stiphout iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng, en sluit de vergadering.